Dette er det viktigste når vi bestiller firmatur

Mens vi venter på at samfunnet skal åpne helt opp igjen, setter mange ledere de store oppgavene og arrangementene på hold. De utsetter kulturbyggingsprosjektene, strategiprosessene, de sosiale sammenkomstene og alle de andre oppgavene som løses best når vi er fysisk sammen. For mange bedrifter betyr det at utviklingen har gått tregere eller stått stille under pandemien, både økonomisk og sosialt. Det koster.

Det som virkelig lider når kollegaer fysisk er fra hverandre, er den mellommenneskelige kontakten og de personlige samtalene. Vi går glipp av de små, uformelle møtene ved kaffemaskinen eller i lunsjen. Dette er viktige møter som smører relasjonene våre.

Som leder er det enklere å bygge opp en tillitsfull relasjon til hver enkelt medarbeider når man er fysisk sammen, og som ansatt er det lettere å bli sett og verdsatt. De ansatte er den viktigste ressursen en bedrift har, så da gjelder det å sikre at de er fornøyde. Fornøyde ansatte har det ikke bare bedre, men de er også mer produktive, og de yter bedre.

Det er en kjensgjerning at det skjer noe når mennesker møtes fysisk. Ved å samles, skapes det energi og motivasjon.Det kan være et jubileum eller belønning for god innsats med morsomme opplevelser, god mat og spennende aktiviteter inkludert.

– Det er mange som er lei av hjemmekontor og digitale møter, og som trenger samhold, motivasjon og inspirasjon. Interaktive møter og samlinger kan aldri erstatte samspillet og de ekte møtene mellom mennesker, men det å ha møter i riktige omgivelser, kan gi «ny giv», skape kreativitet og legge grunnlag for å dele ideer, visjoner, ønsker og mål. Jeg ser dette med egne øyne når jeg er med som prosjektleder og følger planleggingen, gjennomføringen og evalueringen av firmaturene, forteller Line Charlotte Bergersen. Hun er prosjektleder i Escape Travel og skreddersyr firmaturer for både små og store firmaer.

– Faglig og sosialt påfyll kan skape energi og motivasjon inn i arbeidsmiljøet, og sørge for at deltakerne får nye perspektiver. Dette kan igjen resultere i bedre trivsel og resultater på jobb. Det å samles er verdifullt, og en firmatur er dermed en god investering.

Bergersen og hennes kollegaer i avdelingen Firmareiser i Escape Travel, merker at pågangen øker, at flere kunder tar kontakt og vil vite mer om firmaturene. Akkurat nå er norske destinasjoner på topp, og det er kanskje ikke så rart. Én viktig grunn er at mange opplever det som tryggere å reise innenlands, og en annen årsak er at Norge er spekket med vakre destinasjoner, høye fjell, fantastiske overnattingssteder og spektakulære naturopplevelser.

– Hva spør kundene deres om i forkant av en firmatur?

– Alle kunder har ulike ønsker og behov, men vi merker at mange verdsetter det som er lokalt, ekte, autentisk og bærekraftig. Det de fleste ønsker å vite, er hva slags mat og drikke de kan forvente, de vil vite om de ulike overnattingsstedene og fasilitetens som tilbys, og hva slags attraksjoner og aktiviteter de kan oppleve på de ulike stedene.

Hun forteller at noen kunder er opptatt av helt unike konferansesteder eller møterom i helt spesielle omgivelser, mens andre har mer fokus på bærekraft.

– Vi skreddersyr hver enkelt tur, og tar alt av planlegging og detaljer. Vi har lang erfaring med å finne egnede steder som skiller seg ut i mengden av tilbud, gjerne til mindre steder med sjarm, en historie, fin beliggenhet, hyggelig vertskap og gourmetmat, sier Bergersen og legger til at de har et unikt nettverk av lokale samarbeidspartnere på sine destinasjoner.

– Bruk av lokale partnere sikrer både kultur og tradisjoner, samt lokal verdiskapning. De sitter dessuten på all lokalkunnskap slik at kundene kan få svar på akkurat det de lurer på. Flere lokalsamfunn nyter godt av våre bestillinger som igjen bidrar til økonomisk vekst på de ulike destinasjonene, forteller hun.

– Hvordan går dere fram for å sikre at hver enkelt firmatur blir en suksess?

– Vi bruker alltid god tid i den innledende fasen, og vi sørger for å få en god oppdragsbeskrivelse før vi går over i kartleggingsfasen. Vi får ofte inn forespørsler via e-post, og da ringer vi kunden og gjennomfører et slags intervju for å finne ut hva slags type firmatur bedriften er ute etter. I samtalen kartlegger vi målgruppe – altså hvem de ansatte er, hva som er snittalder, hva de er opptatt av og interessert i, om de sporty eller kulturinteresserte og slike ting. Vi spør også om hvor de har vært før, samt hva som er suksessfaktorene for en vellykket tur, sier Bergersen.

Uansett hva som er grunnen til at man drar på firmatur, så vil de fleste kundene ha både «business & pleasure». Det kan for eksempel være en faglig konferanse, et foredrag eller et møte krydret med noen spennende opplevelser, kanskje noen kulturelle innslag samt god mat og drikke.

– For noen kunder veier gode restaurantbesøk mer enn aktivitetene – og omvendt – og da er det viktig å få kartlagt dette i forkant, forteller Bergersen.

Prosjektlederne er også opptatt av å finne ut av hva kunden ønsker at deltakerne skal sitte igjen med etter firmaturen, altså hva som er det etterlatte inntrykket.

– Vi evaluerer alle firmaturene og bruker det som utgangspunkt når vi starter nye prosjekter. Mange ønsker eksempelvis en hel dag med faglig møter og tenker ikke på å legge inn pauser. Da er det vår jobb å sørge for god logistikk, samt å bygge opp et godt program. Vi liker at det flyter, og vi foreslår gjerne overraskende innslag som ikke trenger å koste så mye. En liten velkomstgave med en hilsen fra sjefen som ligger på rommet når gjestene har sjekket inn, har ofte en utrolig stor verdi. Og det skal selvfølgelig være noe nyttig man kan bruke på turen og som man kan ta med seg hjem.

Ja, alt blir bra, og da er det naturlig å samle gjengen igjen, sørge for at de ansatte får en god dose med faglig og sosialt påfyll og en etterlengtet samling med gjengen. Uansett om turen går til Lofoten, Hemsedal, Ålesund eller Jotunheimen, skaper en firmatur stolthet og tilhørighet, og oppleves som en spennende og samlende aktivitet for alle ansatte. Det er ikke så mange som reiser for tiden, så en slik tur vil gi den ansatte en kjærkommen og spennende opplevelse. Vinn-vinn for alle parter, altså!

(Kilder: Ledernytt.no, Forskning.no, Beneagere.no)